Meerjarenverbeterplan (MVP)

De stand van zaken met betrekking tot het MVP is recentelijk opnieuw bepaald. Afgezet tegen de startfoto's die in het kader van het MVP zijn gemaakt (november 2015), zijn er flinke vorderingen geboekt. Met betrekking tot 10 van de 18 financieel kritieke processen is geconcludeerd dat de getrouwheid en rechtmatigheid inmiddels voldoende zijn geborgd. Echter, met betrekking tot 8 processen is geconcludeerd dat er nog werkzaamheden moeten worden verricht. Dit beeld komt nagenoeg overeen met de prognose die in de 2e Bestuursrapportage 2016/Programmabegroting 2017 is gepresenteerd. Destijds is met betrekking tot 7 processen het signaal afgegeven dat de werkzaamheden op 1 januari 2017 nog niet helemaal zouden zijn afgerond.

Met onderstaande afbeelding is de actuele stand van zaken visueel gemaakt.

Toelichting
Inkopen en aanbesteden

Het proces 'Inkopen en aanbesteden' laat, voor wat betreft de interne beheersing, een stevige kwalitatieve ontwikkeling zien. De bestelfunctie en het contractmanagement/-beheer moeten echter nog worden doorontwikkeld. De hiertoe te treffen verbetermaatregelen zijn onderdeel van het project 'Inkoop op orde' en zullen in 2017 en 2018 worden uitgevoerd.

Personeels- en salarisadministratie (en WSW)

De voorbereiding van de ingebruikname van een E-HRM-systeem is in volle gang. Met de ingebruikname van dit systeem zullen de getrouwheid en rechtmatigheid van de personeels- en salarisadministratie voldoende zijn geborgd. De verwachting is dat het systeem in 2018 in gebruik zal worden genomen.

Wmo en jeugdwet

De taken in het kader van de Wmo en de Jeugdwet zijn in 2015 gedecentraliseerd. Bij de start van het MVP is aangegeven dat dit proces per januari 2017 nog niet geheel op orde zou zijn, omdat ervaring moest worden opgedaan met de uitvoering van dit proces. De afgelopen twee jaar is hard gewerkt om dit proces ordentelijk te laten verlopen. Qua rechtmatigheid zijn forse verbeteringen geboekt. We zijn er echter nog niet. Het komende jaar wordt gebruikt om de resterende punten uit het MVP aan te pakken. De gewenste overstap naar systeemgerichte controle zal niet voor 2019 mogelijk zijn, omdat de ondersteunende IT-systemen dit onvoldoende ondersteunen. Deze worden nu aanbesteed en in 2018 geïmplementeerd.

Erfpacht

Vanaf juli 2016 heeft Stadsontwikkeling fors geïnvesteerd in capaciteit en ICT om van het MVP Erfpacht een succes te maken. Met een projectmatige aanpak heeft MVP Erfpacht nagenoeg alle referentiepunten op orde gekregen. Zo zijn bijvoorbeeld in het ICT systeem van erfpacht nieuwe functionaliteiten ontwikkeld en in gebruik genomen, zodat het erfpachtproces beter wordt ondersteund. Eén van de meest omvangrijke ICT-verbeteringen is dat de financiële boeking van gronduitgiftes, conversies, afkopen en verkopen sinds juni 2017 volledig geautomatiseerd in de boekhouding wordt verwerkt. Daarvoor vond de financiële boeking van aankoop / verkoop van erfpacht (activa) handmatig plaats, waarbij vier afdelingen van Stadsontwikkeling en BCO waren betrokken, met alle problemen van dien. Binnen de kaders van het MVP is het functioneel beheer van het erfpachtsysteem verbeterd. Zo zijn een nieuwe wachtwoordpolicy en een autorisatiematrix geïmplementeerd, waarbij wordt voldaan aan de concerneisen. Tot slot is de management informatie (dat in opdracht van MVP Erfpacht is ontwikkeld door BCO/IIFO in het Concerndashboard) sterk verbeterd, met rapportages die rechtstreeks op Oracle zijn gebaseerd. In de tweede helft van 2017 vindt de overdracht plaats van de verbeteringen die zijn gerealiseerd door de projectorganisatie naar de staande lijnorganisatie van Stadsontwikkeling. Erfpacht zal met ingang van 2018 overstappen naar een procesgerichte controle.

Vastgoed

In het afgelopen jaar zijn grote stappen gemaakt met het MVP Vastgoed. Zo is de AO onderhoud vastgesteld, is de opleiding 'maincontracting' uitgerold , is er een KPI-raamwerk opgesteld, zijn de Cognosrapportages uitgebreid, zijn risicoanalyses uitgevoerd en is de mandaatregeling onder de loep genomen. In de komende periode worden de punten die nog op ‘oranje’ staan, samen met de uitkomsten van het rekenkamerrapport, het rapport van de enquêtecommissie en de uitkomsten van het externe onderzoek door Twynstra & Gudde gevat in een ‘uitvoeringsplan’ om Vastgoed op het gewenste niveau te krijgen. Dit uitvoeringsplan zal na de zomer worden vastgesteld.

Grondexploitaties

Voor het onderdeel MVP Grondexploitaties zijn nog twee onderdelen relevant: de uniformering van werkwijzen binnen het primaire proces en de doorontwikkeling van een (projecten)dashboard voor het product Grondzaken. Bij gebrek aan een actuele Administratieve Organisatie zijn in 2016 en begin 2017 de lijnprocessen beschreven. Daarbij is in samenwerking met alle betrokken afdelingen de huidige werkwijze vastgelegd, en is geïnventariseerd welke risico’s en beheersmaatregelen van toepassing zijn. De verdere implementatie zal zoals gepland in 2017 plaatsvinden. In combinatie met eerder vastgelegde financiële beheerprocessen wordt daarmee een volledig beeld van de processen verkregen.
Voor een adequate portefeuillesturing is een dashboard in ontwikkeling. Hierin komt stuurinformatie beschikbaar die tot op heden alleen extracomptabel beschikbaar was, aangevuld met een aantal nieuw gedefinieerde KPI’s. Het dashboard is live, maar wordt in 2017 nog verder uitgebreid.

Inkomende bijdragen en subsidies

Door Concern Auditing is in 2015 een audit uitgevoerd naar de organisatie en werking van de processen inzake inkomende bijdragen en subsidies. De bevindingen waren de basis voor het MVP IBS. In 2015 is gestart met het project IBS dat moet leiden tot enerzijds het verzilveren van meer subsidiekansen en anderzijds moet voorkomen dat subsidies onnodig moeten worden terugbetaald omdat de interne processen rondom uitvoering, administratie en de verantwoording van de inkomende bijdragen en subsidies niet voldoende zijn geborgd. De gemeentelijke organisatie komt van ver, want inkomende subsidies zijn en blijven een niche en het verbeterproces is eerder een ontwerpproces gebleken. Het is gelukt om de administratieve ‘basis op orde’ te krijgen. En om de basis op orde te houden is van de acht onderscheiden IBS-deelprocessen een ontwerp gemaakt voor nieuwe en aangepaste procesbeschrijvingen, die vervolgens ook zijn opgesteld. Per juli 2017 start een Expertisecentrum IBS, waarbij de periode tot 31 december wordt gebruikt als overgangsfase. Per 1 januari 2018 zal het Expertisecentrum IBS bij het cluster SO structureel zijn ingericht, waarmee ook daadwerkelijk conform de nieuw ingerichte werkprocessen wordt gewerkt.

Het volledige rapport 'Uitkomsten eindtoets MVP' zal separaat naar de gemeenteraad worden gezonden.