Innovatie

In 2016 zijn meerjarig middelen toegekend aan innovatie. De middelen worden aangewend voor de digitalisering van werkprocessen bij clusters, het versnellen en verbreden van zaakgewijs werken en het verder ontwikkelen van informatiegestuurd werken binnen het concern (zie onderstaand voor nadere toelichting).

Digitalisering

Op dit moment loopt de Europese aanbesteding voor de inrichting van het concern Document Management Systeem (DMS) voor niet-zaakgewijze processen en de bijbehorende veranderaanpak. De impactanalyses ten behoeve van de migratie van de oude DMS-en en een concern Document Creatie Systeem worden binnenkort afgerond. De resultaten zijn input voor de businesscases voor het programma Gedigitaliseerde en Rotterdamse Samenwerking (GERS) en een concern Document Creatie Systeem. Deze businesscases zullen de komende maanden in samenhang met de herijking van de concern businesscases voor het programma Digitaal Werken aan Rotterdamse Samenwerking en Service (DWARSS) worden opgesteld.

Zaakgewijs werken

Om zaakgewijs te kunnen werken is een werkend zaaksysteem met koppelingen naar andere Rotterdamse voorzieningen randvoorwaardelijk (denk aan Mijn Loket, de Producten- en dienstencatalogus, het systeem dat wordt gebruikt door de telefonisten van 14010, een betaalmodule, etc). Het aangeschafte zaaksysteem; de zogenaamde E-suite is in het eerste kwartaal van 2017 ingepast in het Rotterdamse IT-landschap en getest. Door de inrichting van het zaaksysteem en de gekoppelde voorzieningen is een generieke basisvoorziening gemaakt die te gebruiken is voor het afhandelen van zaakgewijze processen (processen met een duidelijk begin en eind waarvan je de voortgang wil kunnen volgen) in het hele concern.
Ook is gewerkt aan het zaakgewijs en servicegericht (her)ontwerpen van processen. Dat vindt in eerste instantie plaats bij Burgerzaken processen (aktes en uittreksels, huwelijk), concernbreed voor wat betreft publieksreacties en bij Bouw- en Woningtoezicht. In de testomgeving is inmiddels het eerste proces: ‘melding achterstallig woningonderhoud’ in het zaaksysteem ondergebracht. Dat maakt dat er in het tweede kwartaal meldingen van Rotterdamse burgers, bezoekers en ondernemingen via het zaaksysteem de organisatie in gaan komen. Ook kunnen de melders de voortgang via het zaaksysteem gaan volgen.
Het project is tevens opgenomen in de Monitor ICT Projecten.

Informatiegestuurd werken – uitvoering pilots

Met informatiegestuurd werken wordt gebruik gemaakt van verschillende databronnen, om beleidsvraagstukken en operationele beslissingen op basis van betrouwbare informatie te kunnen nemen.
Dit jaar wordt de toegekende bestemmingsreserve ingezet voor het uitvoeren van minimaal drie pilots en het opleiden medewerkers.
Er komt steeds meer inzicht in de voorwaarden waarop de gemeente dit soort pilots kan uitvoeren: goed gegevensmanagement en de toepassing van privacy- en securityregelgeving.
De aanbesteding voor een analytics platform waarop ondermeer de pilots worden uitgevoerd, is gaande.